Häufig gestellte Fragen und Antworten zu unserem webbasierten Informations- und Dokumentenmanagementsystem docBASE
docBASE ist ein webbasiertes, zentrales Informationssystem, das Dokumentenmanagement, Genehmigungsworkflows und Auftragssteuerung in einer Plattform bündelt. Damit verwalten Sie täglich anfallende Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Unternehmenshandbücher, Protokolle, Beschlussvorlagen und Aktennotizen zentral – strukturiert, versioniert und mit klaren Freigaben.
Ja. Über die Freifeldprofile konfigurieren Sie Formulare ohne Code: Es stehen 11 Feldtypen, bedingte Sichtbarkeit, Layout-Steuerung und Validierungen zur Verfügung. Die Profile sind wiederverwendbar, sodass sich neue Anforderungen flexibel abbilden lassen.
docBASE unterstützt mehrstufige Freigaben – sequentiell oder parallel – mit klaren Zuständigkeiten und automatischen Erinnerungen. Auch externe Personen können über einen tokenbasierten Link ohne Login freigeben, inklusive Kommentaren und vollständigem Audit-Trail.
Ja. Mitarbeitende werden automatisch über neue oder geänderte Dokumente benachrichtigt und bestätigen die Kenntnisnahme. Ergänzend gibt es ein Abonnement-System für Kategorien und Dokumenttypen sowie Wiedervorlagen mit automatischen E-Mail-Erinnerungen und flexiblen Intervallen.
Ja. docBASE führt einen vollständigen Audit-Trail mit nachvollziehbaren Versionen, Änderungen und Freigaben. In Verbindung mit mehrstufigen Freigaben eignet sich das System auch für Compliance- und QM-Dokumentation.
Ja, docBASE enthält einen KI-Chat-Assistenten. Sie können natürlichsprachliche Fragen zu Ihren Dokumenten stellen; die Antworten stammen direkt aus dem vorhandenen Dokumentenbestand.
Ja. docBASE bietet eine Schritt-für-Schritt-Migration Ihrer HCL Notes/Domino-Datenbanken – inklusive Rich-Text-Feldern mit Inline-Bildern und Anhängen. Der Massenimport verarbeitet hunderte Dokumente in einem Durchgang, mit Live-Fortschritt, Wiederaufnahme und vollständigem Rollback bei Bedarf.
Mapping-Profile speichern Ihre Feldzuordnungen, sodass Sie sie wiederverwenden und Folge-Importe automatisieren können – revisionssicher und transparent.
docBASE importiert Daten in den Formaten CSV, Excel, JSON, XML und EML. Die Felder werden über ein flexibles Mapping zugeordnet und konsistent übernommen.
docBASE ist eine reine Webanwendung und wird serverseitig auf dem bewährten RI-SE-Technologiestack (PHP, MariaDB als Datenbank, Apache-Webserver) betrieben – wahlweise unter Windows Server oder Linux. Die Bedienung erfolgt vollständig im Browser ohne Client-Installation. Details finden Sie auf unserer Seite zu den technischen Anforderungen.
Ja. docBASE basiert auf einer Multi-Tenant-Architektur mit rollenbasierten Rechten, versionierten Inhalten und automatisierten Prozessen. Damit ist die Plattform für Unternehmen jeder Größe skalierbar.
Ein rollenbasiertes Rechtemanagement steuert Sichtbarkeit, Bearbeitung und Genehmigungsrechte granular. Über Delegierungsketten werden zudem automatische Vertretungen bei Abwesenheiten mit vollständigem Protokoll und Rückübernahme abgebildet.
Ja. Sie können docBASE unverbindlich über einen Demozugang testen oder eine persönliche Live-Präsentation vereinbaren. Wir begleiten Sie von der Notes-Migration bis zum produktiven Betrieb. Nehmen Sie dazu einfach über unser Kontaktformular Verbindung mit uns auf.
Die Lizenzierung erfolgt als individuelles Angebot – in der Regel gestaffelt nach Unternehmensgröße bzw. Mandantenzahl. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein konkretes Angebot für Ihr Haus – nehmen Sie dazu einfach über unser Kontaktformular Verbindung mit uns auf.