Häufig gestellte Fragen und Antworten aus unserem Webinar
Ja, der Schlüsselverwalter hat die Möglichkeit, mit einen Mausklick dafür zu sorgen, dass der 'Abgebende' des Schlüssels ein vollständiges Rückgabeprotokoll als PDF-Dokument per E-Mail zugestellt bekommt.
Im Moment können Sie den Schlüssel lediglich auf "0 verfügbare Schlüssel" umstellen und eine Bemerkung im Schlüsselstammdokument hinzufügen, dass dieser Schlüssel für Buchungen nicht mehr zur Verfügung steht. Ihr Hinweis zu einer zusätzlichen Option wie "Schlüssel defekt" oder "Schlüssel archiviert" ist durchaus reizvoll. In diesem Fall würde der Schlüssel komplett aus den Übersichtslisten verschwinden und in eine separate Ansicht "Archivierte Schlüssel" verschoben werden. Ihr Vorschlag ist durchaus interessant, und wir werden diese Funktion voraussichtlich kurzfristig implementieren.
Im Moment ist das nicht möglich. Wie im Webinar gezeigt, müssen die Mitarbeiter den aktuellen Zertifizierern noch manuell zugewiesen werden. Ihre Idee halten wir für gut und werden ein Gruppensystem implementieren. Den Gruppen können Sie dann Mitarbeiter zuweisen, und den Zertifizierern ordnen Sie nur noch die Gruppen zu. Dies würde den Prozess deutlich schlanker gestalten.
Ja, der Schlüsselverwalter kann die Rezertifizierung auch auf Grundlage von Schlüsselsensibilitäten steuern. Hierfür steht in den Stammdaten in jedem einzelnen Schlüssel ein Feld zur Verfügung, in dem Sie den Schlüssel mit einer Sensibilität, die Sie selbst vorgeben können, ausstatten können. Bei einer Rezertifizierung können Sie diese Sensibilitäten als Filter für die neue Rezertifizierung anwenden.
Sie können jede Art vn Schlüssel, Transponder oder Keycard im Bereich der Stammdaten erfassen. Bei der Buchung eines Schlüssels müssen Sie normalerweise eine Person als Schlüsselträger angeben. Es bleibt Ihnen jedoch überlassen, ob Sie dort den Namen einer "echten" Person oder andere Informationen eintragen. Wie im Webinar gezeigt, besteht auch die Möglichkeit, externe Unternehmen als Schlüsselempfänger zu hinterlegen. Ebenso könnten Sie beispielsweise einen "Tresorschrank" oder etwas anderes als Schlüsselempfänger definieren. Diese Entscheidung liegt bei Ihnen.
Ja, es wurde inzwischen eine Funktion namens 'Eigenbestätigungen' implementiert. Auf diese Weise können Mitarbeiter die Schlüssel, die sich aktuell in ihrem Bestand befinden, elektronisch quittieren.
Ja, grundsätzlich ist das problemlos möglich. Aktuell erzeugt die Rezertifizierungsfunktion ein Protokoll in HTML sowie eine PDF-Datei. Falls Ihre Software die PDF-Datei nicht einlesen kann, könnten wir alternativ gängige Datenformate wie JSON, CSV oder Excel bereitstellen. Dazu müssten Sie uns lediglich genau mitteilen, welche Felder in welcher Reihenfolge und mit welchen Inhalten exportiert werden sollen. Dies lässt sich von unserer Seite kurzfristig umsetzen.
Im Moment ist es so, dass Sie in den Einstellungen selbst steuern können, ob ein Mitarbeiter, der beispielsweise einen Schlüssel erhalten hat, die Bestätigung des Ausgabeprotokolles ohne Anmeldung durchführen darf. Wir arbeiten in diesem Fall mit einem 32-stelligen Token in der URL, der sicherstellt, dass die URL nicht 'einfach so' im Intranet aufrufbar ist. Natürlich benötigt der Mitarbeiter dann den richtigen Link, den bekommt er aber per E-Mail. Wenn aber aus irgendeinem Grund jemand anders Zugriff auf das Mail-Postfach des Mitarbeiters bekommt und diesen Link benutzt, könnte dieser theoretisch in seinem Namen die Schlüssel quittieren, was vielleicht nicht gewünscht ist. Aus diesem Grund können Sie die 'Bestätigungen ohne Anmeldung' in der Konfiguration abschalten. In dem Fall erfordert die Anwendung vor der Bestätigung des Protokolles eine Anmeldung. Der Benutzer wird direkt ins Anmeldefenster geführt, muss sich anmelden und kann dann die Bestätigung im Protokoll vornehmen. Letztlich liegt es also an Ihnen, wie einfach bzw. komplex Sie den Prozess gestalten.
Jeder Zertifizierer kann in einem Protokoll beliebig viele Schlüssel einzeln selektieren und diese ablehnen mit einer entsprechenden Begründung. Die restlichen Schlüssel kann er dann als in Ordnung bestätigen. Die Ablehnung geht zusätzlich auch per E-Mail an den Schlüsselverwalter, der die Rezertifizierung gestartet hat.
Wie bereits im Webinar erwähnt, ist die Übernahme des gesamten Stammdatenbestands aus der Domino-Applikation möglich. Dies umfasst aktuell die Schlüssel, Gebäude, Räume und Zylinder. Die Übernahme des Buchungsbestands ist inzwischen ebenfalls möglich und zwar für sämtliche Buchungen, die sich aktuell 'im Umlauf' befinden.
Grundsätzlich ist es immer notwendig, dass Ihre "alte" Applikation, egal ob sie aus unserem Haus stammt oder von einem anderen Hersteller, in der Lage ist, die notwendigen Datenbestände als CSV-Datei zur Verfügung zu stellen, beispielsweise im Rahmen eines Exportes. Ist dies der Fall, können wir schauen, ob eine Datenübernahme in den "Schlüssel-Chef Web" möglich ist. Gerne unterstützen wir Sie bei diesen Maßnahmen, werden dies allerdings im Rahmen eines "separaten Projektes" nach Aufwand abrechnen, da die Umstände je nach Konstellation beim Kunden sehr unterschiedlich sein können.
Die Anwendung besteht aus zahlreichen PHP-, CSS- sowie HTML-Dateien. Zusätzlich liefern wir die Datenbank als SQL-Datei, die Sie mithilfe von "phpMyAdmin" in Ihre "MariaDB" importieren können. Es ist relativ einfach, den kompletten Datenbestand zu aktualisieren oder auf Wunsch nur einzelne Dateien.
In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass sämtliche Dateien "quelloffen" sind. Sie können den Quellcode jeder einzelnen Datei einsehen und für Ihr eigenes Unternehmen sogar anpassen. Eine Weitergabe ist allerdings ausdrücklich untersagt. Diese Information ist wichtig, da einige Unternehmen fragen, was passieren würde, wenn es unsere Firma eines Tages nicht mehr geben sollte. In diesem Fall könnten Sie die von uns erhaltenen Dateien durch einen anderen professionellen Entwickler weiterentwickeln lassen.
Selbstverständlich. Auch wir betreiben die Anwendung - außer auf dem Entwicklungsserver - über eine gesicherte Datenverbindung per HTTPS. Das notwendige Zertifikat erhalten Sie von der Rechenzentrale, falls Sie den PaaS-Server der Rechenzentrale nutzen möchten.
Momentan benötigen Sie, wie im Webinar gezeigt, ein Benutzerkonto innerhalb der Applikation, bestehend aus Namen, E-Mail-Adresse und Kennwort. Sollten sich weitere Interessenten bezüglich Single-Sign-On (Azure Active Directory (Azure AD)) mit uns in Verbindung setzen, werden wir dieses Thema tiefer analysieren, um eine geeignete Lösung zu entwickeln.
Beachten Sie bitte, dass Sie die Benutzer auch heute schon nicht manuell anlegen müssten. Wenn Sie aus Ihrer Benutzerverwaltung eine einfache CSV-Datei mit den vorgenannten benötigten Daten exportieren können, können Sie diese mit einem Mausklick in die Anwendung importieren.
Ja, die Anwendung kann auf jedem Betriebssystem betrieben werden, das PHP, MySQL und Apache unterstützt. Wir empfehlen jedoch für Genossenschaftsbanken, einen Windows-Server (PaaS) der Atruvia zu verwenden, da dieser die beste Unterstützung für die Anwendung bietet.
Technisch ist das ohne Weiteres möglich, wenn Sie den Server im Web verfügbar machen, idealerweise über eine HTTPS-Verbindung. Dies stellt technisch kein Problem dar. Letztendlich hängt es davon ab, wie Sie Ihren Server und die entsprechenden Zugriffsberechtigungen steuern. Für die Anwendung selbst spielt es keine Rolle, ob es sich um einen internen oder externen Mitarbeiter handelt.
Bezüglich der technischen Anforderungen verweisen wir auf unserer Internetseite. Die Anwendung wird als Installationspaket ausgeliefert, entweder als ZIP-Datei oder als ausführbare EXE-Datei. Enthalten sind sämtliche PHP-Dateien, JavaScript-Dateien, CSS-Dateien sowie die Datenbank als SQL-Datei. Bei der Implementierung bzw. Installation dieser Programmpakete können Sie uns gerne kontaktieren, sofern Sie Unterstützung benötigen.
Nein, im Moment nicht. Das ist auch ausdrücklich so gewünscht, weil es uns wichtig war, dass Sie den gesamten Backend-Software-Stack auch kommerziell kostenfrei und vollumfänglich nutzen können sollen. Es gibt sehr viele Kunden, die die vergleichsweise teure Variante 'Microsoft SQL' nicht nutzen oder nicht nutzen wollen. Aus diesem Grund haben wir uns ganz bewusst für eine MySQL-Alternative, nämlich MariaDB, entschieden, die bis zu einer Million Datensätzen hochperformant arbeitet und eine hervorragende lizenzfreie SQL-Alternative zu den kostenpflichtigen Angeboten darstellt.
Ja, in der Tat ist das so. In der Präsentation haben Sie gesehen, dass die Anwendung verschiedenste E-Mails generiert, insbesondere für die Protokolle, die signiert werden müssen. Damit diese E-Mails ordnungsgemäß versendet werden können, müssen Sie in den Einstellungen der Software die SMTP-Zugangsdaten Ihres Providers hinterlegen. Entweder nutzen Sie hierfür einen Standard-Provider wie Web.de, Google.de, Telekom.de oder ähnliches, oder Sie bekommen die notwendigen SMTP-Daten von Ihrem technischen Dienstleister, wie beispielsweise der Rechenzentrale.
Die Daten werden in einer SQL-Datenbank (MariaDB) gespeichert. Als Administrationstool empfehlen wir "phpMyAdmin", eine browserbasierte grafische Benutzeroberfläche. Damit können Sie auf die Datenbanktabellen zugreifen und mit wenigen Klicks ein vollständiges Backup durchführen. Die erzeugte SQL-Datei können Sie dann auf einem anderen Server speichern, falls Ihre Datenbank einmal beschädigt werden sollte. Die Programmdateien (PHP, CSS, HTML usw.) müssen Sie nicht separat sichern, da wir diese jederzeit zur Verfügung stellen können. Von uns haben Sie bereits die jeweils aktuelle Version vollständig erhalten, die Sie jederzeit wieder verwenden können.
Aktuell ist es so, dass wir eine Datensicherungsroutine entwickeln, die Sie dann als Batch-Datei über einen periodischen Task auf dem Windows-Server ausführen können. Diese sorgt dann dafür, dass sowohl die Datenbank als auch die hochgeladenen Dateien der Applikation in einen separaten Ordner beispielsweise eines anderen Servers kopiert werden.
Der Ressourcenbedarf ist sehr gering. Wir haben die Anwendung bewusst mit Technologien entwickelt, die minimale Ressourcen benötigen. Ein normaler Windows- oder Linux-PC mit 8 GB Arbeitsspeicher, einer halbwegs modernen CPU und 2 GB freiem Festplattenspeicher ist vollkommen ausreichend. Die Software ist ressourcenschonend und benötigt keine weiteren speziellen Ressourcen.
Wir passen unsere technischen Anforderungen regelmäßig an. Wenn wir beispielsweise feststellen, dass ein Update auf PHP-Version 8.4 notwendig ist, informieren wir die Anwender rechtzeitig darüber. Der Anwender kann dann selbst entscheiden, ob er die erforderlichen Updates bzw. Upgrades der Systemkomponenten eigenständig durchführt oder unsere Unterstützung per Fernwartung in Anspruch nehmen möchte. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand.
Die hardwareseitigen Systemanforderungen unserer Anwendung sind äußerst gering. Selbst eine vergleichsweise leistungsschwache Maschine kann die Anwendung problemlos betreiben. Falls bereits ein Server im Einsatz ist, können darauf selbstverständlich auch weitere Anwendungen laufen – entscheidend ist lediglich, dass der Server hinsichtlich seiner Performance in der Lage ist, alle Anwendungen gleichzeitig zu bewältigen. Unsere Anwendung verbraucht sehr wenige Ressourcen und verursacht in der Regel keine Performance-Probleme. Genauere Informationen zu den benötigten Systemkomponenten (z.B. PHP 8.3, MariaDB als SQL-Datenbank, Apache 2 als Webserver usw.) entnehmen Sie bitte unseren technischen Anforderungen.
Die Preisgestaltung ist relativ einfach. Die Applikation gibt es in drei Preisstaffeln:
Dabei ist es unerheblich, wieviele Mitarbeiter mit der Anwendung arbeiten. Entscheidend ist die Gesamtmitarbeiterzahl Ihres Unternehmens.
Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung, wir erstellen Ihnen dann ein individuelles Angebot.
Nein, Sie können so viele Mitarbeiter mit der Applikation arbeiten lassen, wie Sie möchten. Außerdem gibt es keine Datensatzbeschränkung. Sie können so viele Datensätze anlegen, wie Sie möchten.
Nein, ein spezielles Bestellformular existiert "gewollt" nicht. Bei Interesse unterbreiten wir Ihnen gerne ein konkretes Angebot für Ihr Unternehmen und Sie können uns den Auftrag per E-Mail erteilen. Kontaktieren Sie uns einfach per Kontaktformular oder per E-Mail.