Funktionen und Vorteile
Erkunden Sie die wichtigsten Bausteine von PROzesse & Workflows – von der Prozessleinwand bis zur Datenübernahme aus Lotus Notes. Klicken Sie auf eine Kachel, um den Screenshot vergrößert anzusehen.
Alles beginnt auf einer Seite
Fünf Kacheln führen zu allem, was Ihre Mitarbeitenden brauchen: einen neuen Prozess starten, laufende Vorgänge einsehen, eigene Aufgaben bearbeiten, Schablonen pflegen und die Anwendung verwalten. Anwendungsname, Logo und Kachelbilder passen Sie an Ihr Haus an.
In zwei Schritten zum laufenden Vorgang
Ein geführter Dialog zeigt alle Prozessvorlagen, für die der Anwender startberechtigt ist – nach Prozessarten gruppiert und durchsuchbar, mit Beschreibung und Aufgabenanzahl. Nach der Auswahl folgt nur noch die Gültigkeit: sofort starten oder zu einem Stichtag in der Zukunft.
Ihren Ablauf zeichnen statt programmieren
Aufgabenbausteine ziehen Sie aus der Seitenleiste auf die Leinwand und verbinden sie zum Ablauf. Weichen verzweigen den Prozess anhand des Aufgabenstatus oder anhand einer Antwort im Formular – im Beispiel trennt der Werteknoten „Typ des Mitarbeiters“ den Weg für Bank- und Verbundmitarbeiter. Ein Ausgang kann mehrere Aufgaben gleichzeitig starten, ein Stopp-Knoten beendet einen Zweig bewusst.
Einmal beschreiben, überall verwenden
Alle Aufgabenvorlagen liegen zentral, nach Prozessart gruppiert und durchsuchbar. Dieselbe Vorlage lässt sich in mehreren Prozessen verwenden – gepflegt wird sie nur an einer Stelle. Verantwortliche, Status und Herkunft sind auf einen Blick erkennbar.
Jede Aufgabe verhält sich, wie Sie es brauchen
Vier Schalter bestimmen den Charakter einer Aufgabe: reine Information ohne Frist, beim Prozessstart abwählbar samt allen abhängigen Folgeaufgaben, Stellungnahme-Bereich mit Texteditor und Anhängen sowie Lesezugriff auf das übergeordnete Prozessdokument. Jede Einstellung ist direkt im Formular erklärt.
Termine in Werktagen, Erinnerung nach Maß
Die Frist berechnet sich in Werktagen ab Aktivierung, ab Gültigkeitsdatum oder wird beim Start abgefragt. Der Erinnerungszeitpunkt ist frei wählbar: mit Vorlauf, am Fälligkeitstag oder erst mit Karenz danach – anschließend täglich, bis die Aufgabe erledigt ist. Hängt eine Aufgabe auf der Leinwand von anderen ab, wartet sie automatisch auf ihre Vorgänger.
Fest vorgeben oder beim Start entscheiden
Für Verantwortliche und zusätzliche Leser wählen Sie je Aufgabe zwischen drei Modi: fest vorgeben, als änderbaren Vorschlag hinterlegen oder erst beim Anlegen des Prozesses abfragen. Leserechte vergeben Sie an einzelne Personen, an Gruppen oder an ganze Kompetenzrollen.
Umgesetzt ist nicht erledigt
Ist das Vier-Augen-Prinzip aktiv, gibt der Bearbeiter seine Aufgabe zur Prüfung weiter, statt sie selbst abzuschließen. Der Prüfer bestätigt die Umsetzung, schließt sie als nicht zutreffend ab oder weist sie mit Bemerkung zur Nachbesserung zurück – jede Runde landet nachvollziehbar im Protokoll.
Arbeitsanweisungen als Checkliste
Gliedern Sie eine Aufgabe in einzelne Schritte, jeder mit optionaler Erläuterung, die Reihenfolge per Ziehen änderbar. Aus „PC installieren“ wird eine abhakbare Liste – der Bearbeiter sieht seinen Fortschritt, und niemand muss sich auf Wissen im Kopf verlassen.
Freigabeketten einmal festlegen
Ein Genehmigungsprofil besteht aus beliebig vielen Schritten mit Personen oder Gruppen. Je Schritt legen Sie fest, ob alle zustimmen müssen oder eine bestimmte Anzahl genügt, und ob er sequenziell auf die vorherigen wartet oder parallel läuft. Bei Gruppen zählen zur Laufzeit die aktiven Mitglieder.
Eigene Formulare ohne Programmierung
Stellen Sie eigene Formulare aus Text-, Options-, Auswahl-, Zahlen- und Datumsfeldern zusammen und ordnen Sie die Reihenfolge per Drag & Drop. Solche Profile hängen wahlweise am Prozessdokument oder an einzelnen Aufgaben – und die erfassten Werte steuern über die Leinwand den weiteren Verlauf.
Der Stand jedes Vorgangs auf einen Blick
Entwürfe, Vorgänge in Genehmigung, aktive und abgeschlossene Prozesse liegen in getrennten Übersichten. Jeder Vorgang lässt sich aufklappen und zeigt seine Aufgaben mit Verantwortlichen, Typ, Frist und Status – vom Standardschritt über Vier-Augen bis zur Genehmigung.
Prozesswissen aus der Altanwendung retten
Bestehende Vorlagen aus einer HCL-/Lotus-Notes-Anwendung übernehmen Sie über die Oberfläche – inklusive Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und Checklisten. Ein folgenloser Prüflauf zeigt vorab, was der Import bewirken würde; bereits übernommene Vorlagen werden erkannt und übersprungen, sodass keine Dubletten entstehen.
Die Anwendung an Ihr Haus anpassen
Anwendungsname, Logo, Darstellungsbreite, Mailanbindung und Login-Pflicht für Aufgaben und Genehmigungen stellen Sie zentral je Mandant ein – durchsuchbar und ohne Eingriff in den Programmcode. Anpassungen brauchen kein neues Release.
Aktualisierungen ohne Systemhaus
Die Anwendung prüft auf Knopfdruck, ob eine neue Version vorliegt, und spielt sie direkt ein. Vor dem Update erzeugen Sie eine vollständige Sicherung der Mandantendatenbank. Für Server ohne Internetzugang steht der Weg über ein Offline-Paket bereit.