UKS - Urlaubsplanung, Abwesenheitsmanagement und Zeiterfassung

Ihre Abwesenheitsplanung – digital, nachvollziehbar und datenschutzgerecht

Vom Urlaubsantrag über die Genehmigung bis zur automatischen Verbuchung – in einer Anwendung

UKS (Urlaub, Krankheit, Seminare) ist eine webbasierte Software für Abwesenheitsmanagement, Urlaubsplanung und Zeiterfassung der RI-SE Enterprise GmbH. Die Anwendung wird on-premises auf dem eigenen Windows Server betrieben und ist mandantenfähig mit eigener Datenbank je Mandant. Zu den Kernfunktionen zählen digitale Abwesenheitsanträge mit Genehmigungsworkflow, lückenlos geführte Urlaubskonten, Teamkalender, Überschneidungsprüfungen, vertraulich geschützte Krankmeldungen, eine optionale Outlook-Anbindung sowie das Zusatzmodul Zeiterfassung mit Lohnexport. UKS ist die Neuentwicklung einer bewährten Lotus-Notes-Anwendung. Typische Anwender sind Genossenschaftsbanken, Unternehmen und Behörden.

Urlaubsanträge auf Papier, Excel-Listen für Resturlaub und Rückfragen, wer eigentlich wann vertritt: In vielen Häusern ist die Abwesenheitsplanung noch immer aufwendig und fehleranfällig. UKS bündelt den gesamten Ablauf in einer webbasierten Anwendung – vom Urlaubsantrag über die Genehmigung bis zur automatischen Verbuchung auf dem Urlaubskonto.

Bewährte Fachregeln aus Lotus Notes

UKS ist die Neuentwicklung einer über viele Jahre bewährten Lotus-Notes-Anwendung. Die Fachregeln aus dieser Praxis – Halbtage, Teilzeit, Jahreswechsel, Vertretungen und Mindestbesetzung – sind vollständig in die moderne Browser-Lösung eingeflossen. Bestehende Mitarbeiter- und Abteilungsdaten aus Lotus Notes lassen sich per Import-Assistent übernehmen.

Die Anwendung läuft On-Premises auf Ihrem eigenen Windows Server, ist mandantenfähig und schützt besonders sensible Daten wie Krankmeldungen durch ein abgestuftes Rollenkonzept.

Bei Bedarf ergänzt das Zusatzmodul Zeiterfassung UKS um Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten und einen Lohnexport.

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So arbeiten Sie mit UKS

Vom Antrag bis zum aktualisierten Urlaubskonto – in drei klar definierten Schritten.

Antrag stellen

Mitarbeitende erfassen Urlaub, Seminare oder andere Abwesenheiten in wenigen Klicks. UKS prüft dabei automatisch Urlaubssperren, Vertretungen und die Mindestbesetzung der Abteilung.

Genehmigen

Vertreter und Vorgesetzte entscheiden in ihrer Übersicht oder direkt über einen persönlichen Link aus der E-Mail-Benachrichtigung.

Automatisch verbucht

Das Urlaubskonto wird sofort aktualisiert, die Abwesenheit erscheint im Teamkalender und auf Wunsch im Outlook-Kalender.

Warum UKS?

Vier handfeste Gründe für eine digitale Abwesenheitsplanung mit UKS.

Urlaubskonten, die immer stimmen

Jede Buchung bleibt nachvollziehbar erhalten, der Resturlaub ist zu jedem Stichtag abrufbar – auch über den Jahreswechsel hinweg.

Datenschutz bei Krankheit

Krankmeldungen erscheinen für nicht berechtigte Personen nur neutral als „Abwesend“; Details und Bescheinigungen sehen ausschließlich berechtigte Rollen.

Planungssicherheit für Abteilungen

Mindestbesetzung, Urlaubssperren und Vertreterprüfung verhindern Engpässe, bevor sie entstehen.

Alles in einer Anwendung

Abwesenheiten, Teamkalender, Tagesreport, Outlook-Anbindung und optionale Zeiterfassung greifen nahtlos ineinander.

Für wen ist UKS gemacht?

Für alle, die Abwesenheiten beantragen, genehmigen oder verwalten.

Genossenschaftsbanken

Entwickelt für den On-Premises-Betrieb im Umfeld der Atruvia-Rechenzentrale, inklusive optionaler Microsoft-365-Anbindung.

Personalabteilungen

Urlaubskonten, Jahreswechsel, Krankmeldungen und Auswertungen zentral und ohne Excel-Listen verwalten.

Führungskräfte

Offene Anträge, Abteilungsübersicht und Teamkalender auf einen Blick – Entscheidungen auch direkt per E-Mail-Link.

Unternehmen und Behörden

Mehrere Standorte, unterschiedliche Bundesländer, Teilzeit- und Springermodelle: UKS bildet auch komplexe Organisationen ab – und übernimmt Stammdaten aus Lotus Notes.

Funktionen und Vorteile

Ein Blick in die Anwendung: So unterstützt UKS Mitarbeitende, Führungskräfte und Personalabteilung im Alltag.

Startseite von UKS mit fünf Funktionskacheln

Übersichtliche Startseite

Fünf Kacheln führen direkt zu den Kernbereichen: Abwesenheit anlegen, Abwesenheiten mit Urlaubskonto und Jahreswechsel, Zeiterfassung, Stammdaten und Verwaltung.

Dialog zur Auswahl des Abwesenheitsgrundes mit Erläuterung zum Erholungsurlaub

Abwesenheitsgrund wählen

Beim neuen Antrag wählen Mitarbeitende den passenden Grund – UKS erklärt sofort, ob er das Urlaubskonto belastet, genehmigt werden muss oder rückwirkend erfasst werden darf.

Urlaubsantrag mit Urlaubsbudget, Zeitraum und Berechnung der Urlaubstage

Urlaubsantrag mit Live-Berechnung

Das Formular zeigt die Urlaubsbudgets für das laufende und das Folgejahr, erlaubt halbe Tage am Anfang und Ende und berechnet die anzurechnenden Urlaubstage sofort.

E-Mail-Benachrichtigung „Neue Abwesenheit zur Entscheidung“ mit Button „Jetzt direkt entscheiden“

Genehmigungsanfrage per E-Mail

Genehmigende erhalten alle Eckdaten des Antrags per E-Mail und können über einen persönlichen Link direkt entscheiden.

Entscheidungsmaske mit Antragsdaten, Kommentarfeld sowie Buttons „Genehmigen“ und „Ablehnen“

Mit einem Klick entscheiden

Antrag prüfen, optional kommentieren und genehmigen oder ablehnen – schnell und ohne Umwege, auch direkt aus der E-Mail heraus.

Liste der eigenen Abwesenheiten mit Status, Genehmigungsfortschritt und Urlaubsbudget

Eigene Abwesenheiten im Blick

Mitarbeitende sehen alle Anträge mit Status und Genehmigungsfortschritt, ihren verfügbaren Resturlaub und können die Übersicht als Gantt-Diagramm oder PDF ausgeben.

Teamkalender

Die Monatsansicht zeigt alle Abwesenheiten einer Abteilung farbig nach Grund – beantragte, noch nicht genehmigte Abwesenheiten sind schraffiert erkennbar.

Gantt-Diagramm aller Abwesenheiten mit Zeitbalken je Mitarbeiter

Gantt-Diagramm: Zeiträume auf einen Blick

Alle Abwesenheiten erscheinen als Zeitbalken mit Heute-Markierung, lassen sich durchsuchen, gruppieren und nach Status filtern.

Übersicht „Alle Abwesenheiten“ nach Mitarbeitern gruppiert mit Status-Kennzahlen

Gesamtübersicht für die Personalabteilung

Die Personalabteilung sieht alle Abwesenheiten, wahlweise nach Mitarbeiter oder Abwesenheitsgrund gruppiert, mit Kennzahlen zu beantragten, genehmigten und angerechneten Tagen.

Einstellungen zur Reaktion je Überschneidungsprüfung: Tabupersonen, Urlaubssperren, Vertreter, Mindestbesetzung

Automatische Überschneidungsprüfungen

Vor dem Speichern prüft UKS taggenau Tabupersonen, Urlaubssperren, Vertreter-Abwesenheiten und Mindestbesetzung – je Prüfung legen Sie fest, ob nur ein Hinweis erscheint oder die Erfassung gestoppt wird.

Mitarbeiterstamm, Reiter „Vertretung & Genehmigung“ mit Vertretern, Genehmigern und Genehmigungsmodus

Vertretung und Genehmigung je Mitarbeiter

Für jede Person lassen sich Vertreter, eine optionale Vertreter-Vorstufe, Genehmigende, Genehmigungsmodus und wechselnde Entscheider für Springer individuell festlegen.

Einstellungen zu Urlaubssperren sowie zu Kalender und E-Mail im Mitarbeiterstamm

Urlaubssperren und Outlook-Anbindung

Je Mitarbeiter werden Urlaubssperren zugewiesen sowie Kalendererinnerungen für Vertreter, E-Mail-Weiterleitung und automatische Abwesenheitsnotiz gesteuert.

Formular einer Abteilung mit Abteilungsleiter und Mindestbesetzung je Wochentag

Abteilungen mit Mindestbesetzung

Für jede Abteilung werden Leitung, Kostenstelle und die Mindestzahl anwesender Mitarbeitender je Wochentag hinterlegt.

Wochenprofil mit Tagesfaktoren von Montag bis Sonntag und Wochenwert

Flexible Wochenprofile

Tagesfaktoren gewichten jeden Wochentag in der Urlaubsberechnung – so werden auch lange und kurze Arbeitstage oder Teilzeitmodelle korrekt abgebildet.

Feiertagsprofil für Mecklenburg-Vorpommern mit Feiertagsliste und Button „Feiertage berechnen“

Feiertage je Bundesland

Die gesetzlichen Feiertage werden für jedes Bundesland und jedes Jahr direkt auf dem Server berechnet – ganz ohne Internetverbindung, ein Onlineimport ist optional.

Steuerungsoptionen eines Abwesenheitsgrundes wie Resturlaubsrelevanz, Genehmigungspflicht und Krankmeldung

Abwesenheitsgründe frei steuerbar

Je Grund legen Sie fest, ob er den Resturlaub mindert, genehmigungspflichtig ist oder als vertrauliche Krankmeldung besonders geschützt wird – inklusive automatischer Urlaubskorrektur bei Krankheit im Urlaub.

Dashboard der Zeiterfassung mit Stempeluhr, Zeitkonto und Wochenarbeitszeit

Zeiterfassung (Zusatzmodul)

Die Stempeluhr bucht Arbeitsstart, Pause, Dienstgang und Arbeitsende; Zeitkonto, Wochensoll und Tagessaldo sind jederzeit sichtbar – auf Wunsch auch per persönlichem Link vom Smartphone.

Lohnart-Zuordnung von Abwesenheitsgründen und Buchungsarten für den Lohnexport

Lohnexport für Drittsysteme

Abwesenheitsgründe sowie Zeit- und Zuschlagsarten werden den Lohnarten Ihres Lohnsystems zugeordnet; vertrauliche Gründe werden nur mit ihrem Schlüssel und ohne Bezeichnung übermittelt.

Import-Assistent „Import aus Lotus Notes“ mit den Schritten Datei, Zuordnung und Probelauf

Datenübernahme aus Lotus Notes

Ein geführter Import-Assistent übernimmt Abteilungen und Mitarbeiterstammdaten aus Lotus Notes – mit Zuordnung, Probelauf und Rücknahmemöglichkeit.

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Häufige Fragen zu UKS

Antworten auf die Themen, die uns Interessenten am häufigsten stellen.

Wo werden unsere Daten gespeichert? +

UKS wird On-Premises auf Ihrem eigenen Windows Server betrieben. Jeder Mandant erhält eine eigene Datenbank, sodass Ihre Daten vollständig in Ihrem Haus bleiben.

Wie werden Krankheitsdaten geschützt? +

Abwesenheitsgründe können als vertrauliche Krankmeldung gekennzeichnet werden. Für alle nicht berechtigten Personen erscheinen sie in Listen und im Teamkalender nur neutral als „Abwesend“. Anhänge wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sehen ausschließlich dafür berechtigte Rollen, jeder Zugriff darauf wird protokolliert.

Benötigen wir Microsoft 365? +

Nein. Der Kern von UKS läuft vollständig ohne Microsoft 365. Optional lassen sich genehmigte Abwesenheiten in den Outlook-Kalender übertragen sowie E-Mail-Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz automatisch setzen.

Können wir Daten aus unserer bisherigen Lotus-Notes-Lösung übernehmen? +

Ja. Import-Assistenten übernehmen Mitarbeiter- und Abteilungsdaten aus Lotus-Notes-Exporten – mit Probelauf, Protokoll und Rücknahmemöglichkeit.

Was passiert beim Jahreswechsel mit dem Resturlaub? +

Ein geführter Assistent unterstützt die Personalabteilung: Resturlaub kann vollständig übertragen, gekappt oder verfallen lassen werden – bei Bedarf unterschiedlich für verschiedene Mitarbeitergruppen.

Ist die Zeiterfassung Pflicht? +

Nein. Die Zeiterfassung ist ein optionales Zusatzmodul, das je Mandant zugeschaltet wird – mit Arbeitszeitmodellen, Zeitkonto, Korrekturanträgen, Monatsabschluss und Lohnexport.

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